導入する目的の明確化と機能の確認

なぜ導入したいのか明確な目的を導入する前に決めておこう

仕事の効率化や合理化のためにはシステムソフトを導入するのは当たり前となっています。しかし、システムソフトは試用するソフトを間違えるとかえって効率が悪くなってしまう事もあるので慎重に選ばないといけません。

システムソフトを導入する前にまずは自分の企業がなぜシステムソフトを導入する必要があるのか明確な目的を決めておくことが必要です。なぜならシステムソフトを導入しようとするとあの機能やこの機能も欲しがってしまう事が多く、あれやこれや機能を詰め込みすぎた結果一番欲しかった機能がなおざりになってしまう事があるからです。
また、「欲しい」と思った機能の中には別にシステムソフトがなくてもすでに導入されている既存のソフトを代用することで簡単に解決するものや、将来的に必要になるかもしれないというだけで、今のところはいらないというものが含まれていることもあります。

そのため、システムソフトを導入する際には、なぜ導入するのか本当にすぐに導入する必要があるのか明確な目的を決めておく必要があります。もし、将来的に必要になる機能であったとしても必要になったその時にその機能だけを有するシステムソフトを導入すればいいだけです。

試用版で機能の使い心地を確認しよう

どの様なシステムソフトを導入するのか決めたら、次はソフトの購入に移りたいところです。しかし、システムソフトはソフトによってはフォーマットや機能が様々。会社によって表示できる情報が少なすぎて使いづらかったり、操作方法が複雑でわかりにくいということも起こりえます。
そのようなことを防ぐために、ソフトを購入する前に試用版をダウンロードして使い心地を確かめてみましょう。

試用版を使用する際にチェックしておきたいポイントはまず第一に使いやすさです。直感的にシステムを使用する社員が、たとえ初めてシステムソフトを起動しても直感的に操作することができるかどうか確認しておくと、システムソフトを操作方法を教えるための無駄なコストを減らすことができます。

また、試用版は無料で配布されているので、似たような機能を持つシステムソフトの試用版を複数種類ダウンロードし、その中で一番使いやすいシステムソフトを選んでもお金がかかることはありません。もし、どのようなシステムソフトを導入するのか決まっていても、具体的にどのソフトを導入すればいいのか分からない時は、試用版をダウンロードして実際に使ってみると使いやすいシステムソフトを見つけることができますよ。